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Wir alle kennen Zeitgenossen, die eine Besprechung in etwa
für so sinnvoll halten, wie
Moonboots im Sommer
- braucht man nicht. Natürlich geht eine
Besprechung immer von der 'normalen' Arbeitszeit ab,
hält einen von seiner 'regulären' Tätigkeit ab, fordert
noch dazu eine Vorbereitungszeit. Und natürlich schöpft
der eine lieber Gedanken und Lösungen im Team, der
andere lieber alleine in seiner 'Kammer' oder gar zu
Hause auf dem Sofa. Unbestritten ist auch, daß eine
Lösung oder ein Konzept im Diskurs 'mit sich selbst'
einfacher und schneller auszuarbeiten ist, als etwa in
einer Runde mit Kollegen. Die Frage ist aber natürlich,
handelt es sich dann um eine Lösung für alle, also für
das Team, wird diese dann auch von allen akzeptiert und
umgesetzt oder muß nicht eine Lösung oder Strategie oder
Idee, die man mit sich selbst ausgemacht und erdacht
hat, zwangsweise zu kurz greifen? Fehlt nicht der breite
Blickwinkel einer erweiterten Runde mit Kollegen? Und
ist nicht die interne Vermarktung eines neuen Ansatzes
leichter, wenn diese unter Einbindung einer Gruppe
entstanden ist?
Abgesehen davon, gibt es aber noch eine andere Ursache
für die weit verbreitete Ablehnung von Besprechungen:
die berüchtigte NATO Besprechung.
Solche Besprechungen haben keinen militärischen
Charakter, im Gegenteil, es passiert... nichts. NATO
steht in diesem Fall für 'no
action, talk only' und ich bin sicher, wir
alle kennen Besprechungen dieser Art. Im 'Lehrbuch' für
die no action, talk only Besprechung stehen
einige Regeln, die bei konsequenter Einhaltung, eine
ziellose, themenspringende, zeitlich oft ausufernde und
wenig konkrete Besprechung, meist ohne verbindliche
Konsequenz gewährleistet. Und damit hat die NATO
Besprechung noch einen zweifelhaften Vorteil, sie erhält
sich quasi selbst, denn mangels konkreter Umsetzung, muß
in kurzen Abständen neuerlich eine Besprechung
einberufen werden, in der dann oft die gleichen Themen
wieder behandelt werden, dabei entsteht dann automatisch
auch der lähmende 'Täglich grüßt das Murmeltier-Effekt'
oder auch "wie oft haben wir
das jetzt schon besprochen...?" .
Dass sich
hierzu mancher wenig motivieren kann scheint klar, daß
es aber nicht an der Besprechung an sich,
sondern an deren Umsetzung
liegt, wohl auch.
Ich sehe die folgenden, wichtigen Maßnahmen zur
Umsetzung einer erfolgreichen und nachhaltigen
Besprechung:
-
bereiten
Sie sich ausreichend vor, denken Sie im Vorfeld
verschiedene Lösungs-Szenarien
-
beziehen
Sie schon in der Vorbereitung die Teilnehmer und
deren Bedürfnisse oder mögliche Einwände ein
-
legen
Sie sich ein persönliches Besprechungsziel fest
-
packen
Sie nicht zu viele Themen in die Agenda, das führt
oft zu einer hastigen 'Abarbeitung' der Themen, ohne
diese ausreichend auszudiskutieren oder zu
durchdenken
-
einer
muß moderieren, ohne Moderator geht jede
Besprechung schief, am besten moderiert der, der die
Besprechung einberuft (Wichtig ist natürlich, daß
zumindest die Grundsätze der Moderation bekannt
sind)
-
legen
Sie kurz einen gemeinsamen Zeitrahmen und das
heutige Besprechungsziel fest, Motto: wenn wir
heute aus der Besprechung gehen, müssen wir eine
Entscheifung getroffen haben
-
dass ein
Protokoll - eine formelle Zusammenfassung der
Gespräche - ebenfalls unverzichtbar ist, leuchtet
vermutlich den meisten ein. Motto: durch wen
wurde wann und was veranlasst und soll durch wen bis
zu welchem Zeitpunkt umgesetzt werden
-
Vermeiden Sie es vom Thema abzuschweifen und -
mitten in der Besprechung - in eine private
Erzählung zu fallen; auch wenn diese unterhaltsam
sein mag, nicht jeder wird das schätzen und die
Lösungsdynamik wird darunter leiden, weil damit alle
abgelenkt werden
-
kontroverse Themen sollten, wenn nötig, ruhig auch
'ausgestritten' werden, als Profi werden Sie in der
Besprechung ohnehin nicht persönlich und mit einem
möglichst vollständig ausdiskutiertes Thema, wurde
die Zeit der Besprechung effizient und nachhaltig
genützt, das Thema ist im Idealfall vom Tisch bzw.
auf dem Weg zur Umsetzung
-
als Profi halten Sie sich alle an kontrovers aber
gemeinsam gefundene Lösungen
Es versteht sich von selbst, daß
nicht immer alles nach 'Lehrbuch' gelingt und manchmal
beinhaltet sogar das Gegenteil der Regel die Lösung.
Aber ich denke, mit diesen wenigen Tipps und Regeln für
eine Besprechung, schenken wir uns allen ein wenig mehr
Effizienz und Lebensqualität im Beruf, dem Unternehmen
wertvolle Arbeitszeit. Ruhig mal
ausprobieren.
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